Informatiemanagement onderzoek 2011: zekerheid over de onzekerheid biedt houvast

Zoals ieder jaar heeft ook dit jaar het Quint Research Center het informatiemanagement onderzoek gehouden. Dit jaar is dat gebeurd in samenwerking met de Universiteit van Amsterdam in de persoon van Toon Abcouwer. Door deze samenwerking borgen we de wetenschappelijke inslag van het onderzoek. Deze wetenschappelijke insteek, samen met informatie die de Quint consultants meebrengen uit hun dagelijkse praktijk, onderbouwd met het Quint Informatiemanagement Model® en de lemniscaatgedachte vormen de ingredienten van dit onderzoek.

Onze definitie van informatiemanagement luidt als volgt:

”de mogelijkheden die de business heeft om  het bedrijfsmiddel informatie in te zetten om de kwaliteit van informatie, communicatie en de hiervan afgeleide IT-voorzieningen te verbeteren zodat beheersing van en sturing met informatie beter mogelijk wordt”.

Dit betekent dat je als informatiemanager goed met begrijpen welke(bedrijfs)informatie voor jou relevant is. Het is immers van belang om op het juiste moment de juiste keuzes te maken.

Uit het IM onderzoek 2011 blijkt dat de activiteiten die van belang worden geacht door een organisatie, niet altijd datgene is wat het beste is voor de organisatie. Zo geeft een groot aantal respondenten aan dat zij, onder invloed van interne of externe ontwikkelingen, uit hun stabiele situatie dreigen te raken. Dit kan veroorzaakt worden door bijvoorbeeld een re-organisatie, herverdeling van budgetten, een hernieuwde strategische focus of verandering van het politieke klimaat.

Deze beweging is niet erg. In een wereld die continu onderhevig is aan verandering, is het een illusie te geloven dat je als organisatie constant in een status quo blijft zitten. Het is wel van belang om deze ontwikkeling te herkennen en te begrijpen welke acties van jou als informatiemanager worden gevraagd.

Uitgaande van de lemniscaat gedachte* zouden organisaties ruimte moeten hebben om te greenfielden. Ze zouden moeten durven experimenteren met verschillende mogelijkheden om te onderzoeken welke acties het beste zijn om uit de (dreigende) chaos te geraken. Want eenmaal aanbeland in kwadrant II, waar van een stabiele ‘business as usual’ situatie geen sprake meer is, is behoefte aan goeroe’s en out of the box denkers. Er moeten creatieve scenario’s worden verzonnen om van kwadrant II (waarin onduidelijk is wat de organisatie kan EN wil) naar kwadrant III te komen. Uit deze verschillende scenario’s moet een keuze gemaakt worden welke vervolgens wordt vast gelegd in processen en standaarden (kwadrant IV). Om weer terug te keren in de stabiele situatie (kwadrant I), moet het gekozen scenario geoperationaliseerd worden en worden ingebed in de organisatie.

De meeste informatiemanagers richten zich echter nog steeds op incrementele verbeteringen zoals het verlagen van IT kosten, verlaging van de operationele kosten en verhoging van de control van het management. Hiermee wordt niet out of the box gezocht naar nieuwe scenario’s maar worden de standaard werkwijzen verder opgerekt. Werkwijzen die niet in staat zijn gebleken de organisatie te behoeden voor een situatie van chaos en zeker niet succesvol zullen zijn om een nieuw stabiel evenwicht te realiseren. Dit inzicht wordt versterkt door het gegeven dat in slechts iets meer dan de helft van de organisaties (54%) aandacht is voor innovatie. Is de informatiemanager wel met de juiste dingen bezig?

Om deze cyclus te doorbreken adviseert Quint de informatiemanager een aantal zaken te doen:

• Focus op de business: de sturing op waarde toevoeging in de keten van business ICT is de richting,
• Creëer snelheid en flexibiliteit: snelle en volledige planningsessies waarin de nadruk ligt op het goed doorgronden van principes, het vastleggen van de belangrijkste architectuurkeuzes en het definiëren van minimaal 3 scenario’s,
• Accepteer de onzekerheid: een organisatie die onzekerheid durft te accepteren, heeft meer houvast dan een organisatie die blijft vasthouden aan schijnzekerheid,
• Durf te experimenteren: organisaties die durven te experimenteren met andere vormen van communicatie en samenwerking hebben onderscheidend vermogen ten opzichte van hun concurrenten.

De informatiemanager die hierin het voortouw durft te nemen, is de natuurlijke regisseur. Want als informatiemanagement niet het voortouw neemt, wie binnen de organisatie doet dat dan wel?

Tanja Goense

*Zie voor een uitgebreide uitleg over het lemniscaat model het volgende artikel: Toon Abcouwer en Tanja Goense, “De dynamiek van organisatieverandering en de impact op informatiemanagement”, in Informatie, juli-augustus 2010 Lees artikel